POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ – LOI 25

CONTEXTE

L’Association québécoise de défense des droits des personnes préretraitées et retraitées (AQDR) prend très au sérieux la protection et la gestion des renseignements personnels conformément à la Loi 25 du gouvernement du Québec. Le but de la présente politique est de faire part des mesures mises en place pour encadrer la gestion des renseignements personnels dans notre organisme.

DÉFINITION

Renseignement personnel : tout renseignement concernant une personne physique permettant de l’identifier : nom, prénom, adresse postale, numéro de téléphone, courriel, information bancaire, numéro d’assurance sociale et date de naissance.

RESPONSABILITÉ DE L’APPLICATION DE LA POLITIQUE

La direction générale est responsable de l’application de la présente politique.

ENDROIT DE CONSERVATION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

L’AQDR a mis en place des mesures de protection et de sécurité physiques, techniques et/ou administratives appropriées afin de protéger les renseignements personnels reçus contre la perte, le vol et contre toute consultation, communication, copie, utilisation ou modification non autorisée.

L’AQDR protège les renseignements personnels dans un environnement sécurisé afin de les protéger contre toute divulgation non autorisée afin de permettre que seules les personnes concernées aient accès auxdits renseignements.

Les salariés de l’AQDR ont accès aux renseignements personnels et ont tous signé un code de valeurs et d’éthique avec notre organisme. L’AQDR dispose également de différentes assurances responsabilité.

L’AQDR s’engage à maintenir un haut degré de confidentialité en intégrant les dernières innovations technologiques permettant d’assurer la confidentialité desdits renseignements personnels. Toutefois, comme aucun mécanisme n’offre une sécurité parfaite, une part de risque est toujours présente lorsque l’on utilise Internet et différentes technologies.

L’AQDR ne partage pas les renseignements personnels reçus avec les autorités locales ou les tribunaux, sauf si elle est tenue de le faire par la loi applicable, une ordonnance du tribunal ou une injonction.

L’AQDR s’engage à ne pas commercialiser les renseignements personnels collectés.

POLITIQUE DE CONSERVATION ET DÉLAI

L’AQDR conserve les renseignements personnels pendant la période où un membre est actif ou participant à une activité, partenaire, bénévole, bénéficiaire de services.

Les renseignements personnels qui ne sont plus nécessaires (retrait-départ-décès ou autres situations) sont éliminés définitivement des banques de données de l’AQDR.

DROIT DE LA PERSONNE À L’ÉGARD DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Une personne peut se prévaloir de ses droits concernant :

• L’accès à ses renseignements personnels
• La rectification de tout renseignement la concernant
• La désindexation
• L’anonymisation
• Le droit d’être informée
• La demande d’une copie
• Le dépôt d’une plainte auprès d’une autorité de contrôle

DÉCLARATION D’INCIDENTS ET COMMISSION D’ACCÈS À L’INFORMATION

Une personne peut déposer une plainte auprès de la direction générale s’il survenait un incident de quelque nature touchant ses renseignements personnels. La direction générale s’engage à traiter la plainte dans les meilleurs délais et à prendre les mesures raisonnables pour diminuer les risques qu’un préjudice soit causé et éviter qu’un nouvel incident de même nature ne se produise.

L’AQDR avise également la Commission d’accès à l’information de tout incident de confidentialité.

RESPONSABILITÉ

Malgré toutes les mesures mises en place afin de protéger les renseignements personnels, la personne qui donne un renseignement la concernant dégage AQDR de toute responsabilité résultant de dommages, de défaillances, de pertes de données ou de pertes commerciales pouvant être causées, directement ou indirectement, par le personnel de l’AQDR, ses fournisseurs ou les équipements et systèmes informatiques.